Secretária

Descrição:

Buscamos um(a) profissional que nos atenda nos seguintes requisitos : Formação : Ensino Superior completo em Secretariado Executivo; Domínio do Pacote Office; Vivência na função; Instruções adicionais : Modalidade de trabalho : Presencial Horário de trabalho : 220h mensais. Você terá como responsabilidades : Receber ligações telefônicas destinadas seu departamento, filtrando os assuntos e encaminhando a ligação conforme disponibilidade da pessoa procurada, dando a solução mais apropriada em cada caso. Fazer ligações externas e internas, transferindo a ligação ao solicitante ou transmitindo o recado quando necessário; Preparar correspondências, tabelas, comunicados e outros documentos, bem como providenciar a reprodução e circulação dos mesmos; Registrar, quando solicitado por seu superior o evento em ata ou documentação específica, com posterior distribuição aos participantes. Organizar e manter registros da agenda da diretoria, dispondo horários de reuniões, avisando previamente às pessoas participantes; Atender o público interno e externo, identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos setores da Empresa; Solicitar adiantamentos para despesa de viagem, preparando os respectivos relatórios de despesas efetuadas para prestação de contas, quando solicitado pelo seu superior; Providenciar, quando solicitado pelo seu superior , reservas de passagens aéreas, hotéis e automóvel, adiantamentos de numerários, bem como preparar os respectivos relatórios de despesas efetuadaspara prestação de contas; Organizar arquivos e orientar o envio e recebimento de documentos pertinentes de sua área de atuação; Zelar pela guarda, conservação, limpeza manutenção dos equipamentos, instrumentos e materiais peculiares ao seu trabalho; Manter-se atualizado em relação à tendências e inovações tecnológicas de sua área de atuação e das necessidades do setor; Assessorar seu superior ou setor da cooperativa na transmissão de tarefas a uma equipe de trabalho, na administração de eventos, informações, marcando e cancelando compromissos, visando o melhor fluxo das atividades e adequação do tempo. Preparar a logística de reuniões, verificando a adequação do espaço e providenciando materiais e equipamentos necessários. Controlar e organiza documentos e correspondências e dar encaminhamento a processos e protocolos; Acompanhar processos administrativos, organizando e enviando os documentos pertinentes ao assunto, transmitindo as informações à comissão. Executar outras tarefas correlatas, conforme necessidade ou critério do superior hierárquico, ainda que em outro setor / unidade de negócio da Cooperativa em atividades inerentes àcomplexidade da função. Benefícios : Plano de Saúde; Plano Odontológico; Ticket Alimentação; Gympass; Wellz Care; e Vale Transporte. Há 1 dia